Ежедневна работа

Оферта, проформа и резервация: от запитването до продажбата, аванса и актовете

Запазената продажба е „отложена“ продажба: клиентът ще дойде пак, иска оферта или проформа, или искате да задържите стоката за него.

1. В продажбата изберете клиента, добавете продуктите и натиснете Запази (Home).
2. Продажби → Запазени: тук са всички запазени продажби.
3. Продължи - връща я на касата за довършване.
4. Оферта / Проформа - издава документа (със снимки и описание в офертата; „Словом“).
5. Резервирай - количествата се задържат за клиента: никой друг не може да ги продаде, докато продажбата не се приключи или изтрие.

Оферта: оформление, срок и аванс

Оформление на офертата

В издадената оферта бутонът Оформление отваря редовете ѝ:

• Ред на редовете: хванете реда за ⋮⋮ и го пуснете на новото място (или ↑ ↓). Номерата 1, 2, 3… се подреждат сами.
• Снимка: основната снимка на продукта, друга от снимките му или „без снимка“; плъзгачът дава ширината (40-250 px).
• Описание с форматиране: удебелен, наклонен, списъци. Отначало е описанието от продукта - промяната важи само за тази оферта, продуктът не се пипа.

Запиши и виж офертата - печат и PDF излизат с новия ред, снимките и описанията.

Опции за надграждане и монтаж в почивни дни

• Отметка „опция“ на реда: продуктът се печата в отделно каре „Опции за надграждане“ - с единичната цена, без количество и без сума. Сумата на офертата, ДДС и „Словом“ се преизчисляват без опциите. Така клиентът вижда основното предложение и какво може да добави (рекордер, UPS, по-голям диск), без да се плаши от общата сума.
• „Условия за монтаж в почивни дни“: под таблицата излиза текстът от Настройки → „Документи и печат“ → „Условия за монтаж в почивни дни“ (по подразбиране: събота +30%, неделя и празници +50% към цената на монтажа). Текстът се сменя там, а отметката е за всяка оферта поотделно.

Оферта → Продажба

Клиентът прие офертата: бутонът Оферта → Продажба в издадената оферта слага редовете ѝ без опциите в продажбата ви, с клиента и с цените и отстъпките от офертата (и да са се сменили цените на продуктите след това). Ако клиентът поиска и опция - добавете я в продажбата като обикновен продукт. Текущата продажба трябва да е празна (иначе я запазете или приключете първо). Офертата се отбелязва „приета“, а действието се пази в историята. Анулирана оферта не може да стане продажба.

Срок на офертата и напомняне

Всяка нова оферта е валидна определен брой дни (Настройки → „Документи и печат“ → „Офертата е валидна (дни)“, по подразбиране 14; 0 = без срок). Датата се печата в офертата и се сменя в Оформление → „Офертата е валидна до“. 2 дни преди края, ако офертата не е приета, на началната страница на търговеца, който я е издал, излиза напомняне „Ваши оферти изтичат до 2 дни“. Връзката отваря Предпродажби само с тях - обадете се на клиента, докато офертата още важи. В списъка всяка оферта е отбелязана: до дата, изтича, изтекла или приета.

Аванс по офертата

При монтажи и поръчки обикновено се иска аванс. В издадената оферта карето „Аванс“ предлага процента от Настройките (по подразбиране 30%) → Авансова фактура. Издава се фактура по банка с основание „Аванс по оферта № …“ - по ставките на ДДС на офертата (без опциите), за да е начислен ДДС още при аванса. Офертата показва фактурата и сумата.

При Оферта → Продажба авансът се приспада сам: в продажбата има плащане „Приспаднат аванс“ и бележка „Приспаднат аванс … € по фактура № …“ - остава да се плати само разликата. Аванс в брой или с карта иска касов бон - тогава маркирайте аванса като обикновена продажба. Анулирана авансова фактура не се приспада.

Актуване: КСС и актове за изпълнени работи (образец 19)

За строителство, ел. и ВиК инсталации, монтажи - когато работата се фактурира на части, по изпълненото.

1. КСС от офертата: в издадената оферта Актуване (КСС) прави договор: обектът (от бележката на запазената продажба), клиентът и позициите на офертата без опциите - количество и ед. цена без ДДС (след отстъпката). Ако по офертата има авансова фактура, тя се пренася в договора.
2. Нов акт: в договора въведете периода и колко е изпълнено в този период по всяка позиция (бутон „всичко“ слага остатъка) → Състави акта. Количество над остатъка по КСС не се приема - допълнителните работи са с нова оферта.
3. Печат: актът (образец 19) е с колони „предишни“, „по този акт“, „натрупано“ и „остава“, ДДС, приспаднат аванс, гаранционно задържане и „За плащане“, с подписи на възложител, изпълнител и технически ръководител.
4. Фактура по акта: фактура по банка с позициите на акта и ред „Приспаднат аванс по фактура № …“ (с минус, по ставките на ДДС). Авансът се приспада пропорционално на стойността на всеки акт, а последният акт (всичко изпълнено) приспада целия остатък. По един акт - една фактура.

Договорът показва колко е по КСС, изпълнено (лента с %), остава и фактурирано, и всички актове. В „Договор“ се сменят обектът и гаранционното задържане (%) - то е само в акта, за плащане, и не намалява фактурата. Приключен договор не приема нови актове. Всички договори: Предпродажби → Актуване. Функция на план Про.

Печалба по обект

Колко печелите от всеки обект: актувано без ДДС − материали − труд и други разходи. Всичко е в договора, раздел „Печалба по обект“, а списъкът Актуване е справка по всички обекти: по КСС, изпълнено, фактурирано, платено (по фактурите на актовете, с ДДС), задържано (гаранционното задържане от актовете), материали, разходи и печалба с % от актуваното.

• Материали: Продажби → Липси / Брак, вид Материали за обект и изберете обекта. Стоката се изписва от склада по себестойност. Това не е липса, брак или вътрешна консумация - не влиза в техните справки и в месечния лимит.
• Върни неизползвани материали: в договора са продуктите, изписани към обекта (изписано минус върнато). Напишете колко се връща → Върни в склада. Стоката влиза в склада, от който е изписана, по същата себестойност, и разходът за материали намалява. Повече от изписаното не се приема.
• Труд от работното време: служител, период и ставка за час → Добави труда. Часовете се смятат от идването и тръгването с баджа (нощна смяна след полунощ - вярно; ден без тръгване не се брои). Ако човекът е работил и по други обекти - „% от времето за обекта“. Ставката се запомня за следващия път.
• Подизпълнители и други разходи (наем на вишка, транспорт): дата, вид, описание и сума без ДДС → Добави разход. Сгрешен разход се трие с кошчето - изтриването остава в дневника.

Предупреждение: когато разходите по обект надхвърлят зададения % от актуваното (по подразбиране 80%), договорът и редът в списъка се оцветяват, а на началната страница излиза „Обекти с разходи над 80% от актуваното“ - с връзка само към тях. Така губещият обект се вижда, докато още може да се направи нещо (анекс, по-бързо актуване, по-малко хора).

Включване и изключване: Настройки → Актуване - изключено, то изчезва навсякъде (бутоните в офертата и в Предпродажби, видът в изписването, търсачката, сигналите); записаното се пази. Кой работи с него решава правото „Актуване“ в ролята или в картона на оператора: без него служителят не вижда договорите и не може да изписва материали към обект. Отделно право „Изписва материали към обект“ - за складовия: изписва и вижда вида „Материали за обект“, но не и договорите и печалбата. При обновяване ги получават всички, които досега имаха „Оферта“. Прагът за предупреждението е там (0 = без).

Сценарии:

1. Ел. инсталация на жилищна сграда. Офертата за 6000 € става договор. Складовият изписва 850 м кабел и 60 кутии към обекта (861 €). В петък управителят добавя труда на двамата монтажници от баджа (45 ч × 14 €) и наема на вишката. След първия акт за 4000 € договорът показва печалба 2329 € (58%).
2. Остатък след монтажа. Върнали са 120 м кабел - „Върни в склада“; наличността се увеличава, материалите по обекта намаляват със 108 €, печалбата расте.
3. Обект на загуба. Подизпълнителят по ВиК струва повече от очакваното и разходите стигат 90% от актуваното - на началната страница излиза сигнал. Управителят отваря обекта и решава: анекс към КСС или по-бързо актуване.
4. Търговец, който не прави обекти. Отнемете му правото „Актуване“ - офертите си работят както преди, но договорите и печалбата по обекти не се виждат. Фирма без строителни обекти просто изключва Актуването от Настройки.

Справка „Опции в офертите“

Справки → Опции в офертите: за всяка опция - в колко оферти е предлагана, колко от тях са приети и в колко продажби от приетите клиентът наистина я е взел (процент). Подсказка до опцията: над 70% - взимат я почти всички, сложете я в основната оферта (по-голяма сума, клиентът и без това я купува); под 20% - рядко се взима, махнете я или я предложете по-евтино или в комплект. Филтър по период и по търговец.