Администрация

Работен график, работно време от баджа и заявки за отпуск

Раб. график: кой служител кога е на работа. Съставя го операторът с право „Работен график - съставяне“; всеки друг вижда само своя график и може да сменя месеца и годината.

1. Съставяне

• Филтри горе: обект, роля, година, месец → Покажи. Съботите и неделите са в червено.
• Във всяка клетка изберете смяна (Д, Н, М...); клетката се оцветява. Записва се по служител - Запиши графика ✓ изпрати.
• Бързо попълване на реда: Д - дневна от понеделник до петък, У - дневна в съботите и неделите, Х - изчиства месеца (незаписаните промени по реда се губят - програмата пита).
• Записвайте всеки ред преди да минете на следващия - записът презарежда страницата и незаписаните редове се губят.
• Изпрати мейл: при записа служителят получава графика си по имейл (дни, смени, общо часове). Сиво = служителят няма имейл (Оператори → редакция).

1а. Ротации и „Копирай от миналия месец“

• Ротация под името на служителя: изберете шаблон (2/2, 4/4, ден-нощ-две почивки, седмица сутрин / седмица следобед, 5/2) и първия ден на шаблона → Приложи. Смените от тази дата до края на месеца се подменят по шаблона; отпуск, болничен и другите видове без часове остават.
• Програмата помни откъде е започнала ротацията, затова следващият месец продължава без прекъсване (2/2 не съвпада със седмиците - не е нужно да се смята на ръка).
• Копирай от миналия месец (горе): попълва само празните дни на показаните служители - по ротацията им, а който няма ротация - от миналия месец по същия ден от седмицата (понеделник от понеделник). Копират се само смени с часове - отпуските и болничните от миналия месец не се пренасят. Записаните смени не се пипат, затова бутонът е безопасен за повторение.
• Шаблоните се редактират в ⚙ Видове смени → Шаблони за ротация: кодове през интервал, „-“ = почивка, напр. Д Д Н Н - - - -. Ако в шаблона има код, който липсва във видовете смени, програмата казва кой и оставя тези дни празни.

1б. Похвали и забележки за ден

• Похвали и забележки: служител, ден, похвала / бонус или забележка / наказание, по желание сума в € и за какво. Сумата е бонус при похвала и удръжка при забележка.
• В клетката на деня излиза значка: зелена ★ за похвала, оранжева ! за забележка (с броя, ако са няколко); посочете я за текста, щракнете - за прозореца на деня.
• Под графика при служителя: брой похвали и забележки и сумите. В Excel - колони „Похвали“, „Бонуси (€)“, „Забележки“, „Удръжки (€)“ и отделен лист с всички записи - за заплатите.
• По подразбиране ги вижда само управителят. С ⚙ Видове смени → „Служителят вижда своите похвали и забележки“ всеки вижда своите (без чуждите и без да може да записва). Всеки запис и изтриване е в дневника на операторите.
• Закъснение по баджа: в „Отработено“ при закъснелия ден има бутон ! - отваря забележка за деня с попълнени минутите и часа на идване. Ако в ⚙ Видове смени е зададена удръжка за минута закъснение, сумата се предлага сама (25 мин. × 0.20 € = 5.00 €); управителят може да я промени или да запише без сума.
• Похвалите, бонусите, забележките и удръжките за периода излизат и в справката „Ефективност по служител“ - до оборота и часовете.

1в. Свободни и спешни смени

• Свободни смени → управителят избира ден, смяна, брой хора, по желание обект и бележка → Пусни смяната.
• Смяната вижда всеки служител, който няма нищо в графика за този ден (смяна, отпуск, болничен) и е от същия обект - в графика (бутонът показва броя) и като известие на началната страница. Първият, който натисне Взимам, я получава в графика си; на останалите програмата казва „вече е взета“. Управителят получава имейл кой я е взел.
• Спешно („трябва ми човек днес“): същото, плюс имейл до всички свободни служители на обекта; известието е в червено.
• Неприетата смяна се отменя с Отмени. Пускането, вземането и отмяната са в дневника.

1г. Празници и проверки по Кодекса на труда

• Официалните празници се знаят сами (вкл. православния Великден и пренесените почивни дни, когато празникът е в събота или неделя): датата е в червено и подчертана, посочете я за името. Допълнителен почивен ден с решение на Министерския съвет се отбелязва ръчно със смяна „ОПр“. Одобреният отпуск прескача празниците като съботите и неделите.
• Под името на служителя излиза ⚠ Кодекс на труда: N - щракнете за списъка; денят с нарушение е с червена рамка. Проверява се: междудневна почивка под 12 часа, повече от 6 работни дни подред (без седмична почивка), смяна над 12 часа и часове над нормата за месеца (извънреден труд). Това са предупреждения - графикът се записва.
• Норма: 8 часа за всеки работен ден от месеца (без празниците и дните в отпуск, болничен и др.). Под статистиката: „норма X ч.“ и колко са под нормата (при СИРВ се допълват в периода).
• Нощна смяна трябва да има часове (⚙ Видове смени, напр. 22:00 - 06:00), иначе не влиза в проверките и в нощния труд.

1д. Износ за ТРЗ

Excel има лист „За ТРЗ“ - по служител: работни дни, часове, норма, извънреден труд, нощни часове (22-06), часове в празник, часове в събота/неделя, платен и неплатен отпуск, болничен, командировка, бонуси, удръжки и предупрежденията по КТ. Всичко е по графика (отработеното по баджа е на първия лист). Дайте файла на счетоводителя или ТРЗ.

2. Видове смени (⚙)

Код, име, начален и краен час (24 ч.), цвят; нов вид - на последния ред. Смяна без часове (отпуск, болничен, командировка) не влиза в общите часове. Нощна смяна през полунощ (22:00 - 06:00) се смята правилно - 8 часа. Тук е и отметката „Показвай на всеки служител неговия график на началната страница“.

3. Събития и статистика

• Събития: бележки за месеца - обща или за служител, по желание с дата (закъснение, заместване...).
• Под таблицата: легенда и статистика по служител - колко смени от всеки вид и общо часове.
• Принтирай отпечатва само таблицата.
• Графикът заема цялата ширина на екрана, за да се вижда целият месец.
• Минимум хора на работа (⚙ Видове смени): ако в даден ден на работа (смяна с часове) са по-малко, датата в заглавието е в червено, а при заявка за отпуск управителят вижда предупреждение.

4. Работно време от баджа

Включва се от ⚙ Видове смени → „Отчитай работното време от баджа“ и работи само когато е позволен входът с карта / бадж (Настройки).

• Идване: първото сканиране за деня (вход или смяна на оператор). Повторно сканиране не мести часа.
• Тръгване: на екрана за вход се слага отметката „Тръгвам си“ и се сканира баджът - програмата казва „Довиждане“ и колко е отработено, без да влиза. Нощна смяна през полунощ се смята правилно.
• Под графика при всеки служител пише „Отработено: X ч.“ - щракни за дните: смяна по график, идване, тръгване. В червено: закъснение спрямо началото на смяната и забравено тръгване. Управителят поправя часовете там (✎ = поправено ръчно); служителят вижда само своите (бутон Отработено).
• Касата без връзка със сървъра не записва идванията.

5. Заявки за отпуск

• Служителят: Заявка за отпуск → от, до, вид (платен, неплатен, болничен...) и бележка. Вижда колко дни платен отпуск му остават за годината и може да оттегли заявката, докато чака.
• Управителите (с право да съставят графика) получават имейл за новата заявка, а на началната страница - известие.
• Управителят: Отпуски (с броя чакащи) → Одобри или Откажи, по желание с бележка. До заявката пише кой още отсъства в тези дни и кои дни остават под минимума хора.
• Одобрената заявка се нанася в графика - без съботите и неделите и без дните с празник или болничен. Служителят получава имейл с решението.
• Платен отпуск за година: в Отпуски → „Платен отпуск по служители“ - общ брой (напр. 20) и личен брой по служител. Използван = дните „ОП“ в графика; при заявка над остатъка програмата предупреждава.

6. Справка в Excel

Excel (за управителя) сваля месеца за заплатите / счетоводителя: по служител - смени и часове по график, дни присъствие, отработени часове, разлика, закъснения (брой и минути), дни без тръгване, платен и неплатен отпуск, болничен; на втория лист - идване и тръгване по дни.