Влиза ли стоката в наличността сама, без някой да я провери?

Не. Каквото и да е попълнило приемането - заявка, AI разчитане на фактура или бързо добавяне - то остава чернова. Наличностите, доставните цени и задълженията се променят чак когато оператор с право за приемане натисне Довърши приемането. Кой и кога го е направил, се записва в историята.

Мога ли да поправя приемане, което вече е приключено?

Да, ако операторът има право „Редактира приключени приемания“ и след приемането нищо не е продадено от партидата му, не е платено по задължението и няма корекция. Иначе се прави корекция с бутона „Корекция / връщане“: отделен документ с минус, а първоначалното приемане остава непроменено.

Върнах стока на доставчика - как да я изпиша и да намаля задължението?

С „Корекция / връщане“ в приключеното приемане. Пишете колко бройки връщате, избирате „Приспадане от задължението“, „Върната по банка“ или „Върната в брой“ и попълвате номера на кредитното известие. Стоката излиза от обекта, а корекцията влиза с минус в справката по ДДС и в SAF-T.

Какво става, ако платя на доставчика само част от сумата?

Изберете начина, с който сте платили (например „По банка“), и напишете платената сума. Остатъкът автоматично става задължение към доставчика, не е нужно да избирате „Разсрочено“. Доплащате от бутона „Плащане“ в приемането или от „Задължения към доставчици“.

Каква е разликата между „Разсрочено“ и частично плащане?

„Разсрочено“ значи, че сега не е платено нищо и цялата сума става задължение. При частично плащане избирате реалния начин (в брой, по банка) и сумата. Задължение става само неплатеният остатък.

Мога ли да отпечатам етикети само за стоката от една доставка?

Да. В приключеното приемане натиснете бутона „Етикети“. Излиза по един етикет на получена бройка само за продуктите от това приемане, а броят за всеки продукт може да се промени преди печат. Печата се на етикетен принтер (56×30 мм) или на лист A4.

Как се приема стока, купена от друга държава в ЕС?

Отбележете доставчика като „Доставчик от ЕС“ с ДДС номера му. Редовете се приемат с 0% ДДС, а програмата сама прави протокол по чл. 117 ЗДДС със самоначисленото ДДС.

Мога ли да приемам дрехи и обувки по размери?

Да. Продуктът е „с партиди“ и всеки размер е отделна партида на същия модел. Наличността на модела е сборът от размерите, а при продажба размерът се избира.

Мога ли да въвеждам продукт по продукт на ръка - за индивидуална заявка или доставка?

Да, можете. В полето „Добави продукт“ сканирайте баркода или напишете кода или името, изберете продукта и попълнете количеството и доставната цена. Повторете за всеки следващ продукт. Така се приема и единична доставка, и стока, поръчана за конкретен клиент.

Трябва ли да въвеждам всеки продукт на ръка?

Не. Може да сканирате баркодове, да добавите наведнъж всичко под минимума, цяла категория или всичко от доставчика, или да започнете приемането от изпратена заявка. Във всички случаи операторът проверява редовете и потвърждава приемането.

Може ли доставната фактура да се въведе от PDF или снимка?

Да, с AI разчитане на фактури: програмата чете фактурата и прави чернова на приемането. Операторът проверява продуктите, количествата и цените и ги потвърждава. Без това потвърждение нищо не влиза в наличността.

Ежедневна работа

Приемане на стока: точни наличности, доставни цени и задължения от една доставка

Приемането вкарва стоката в обекта, записва доставните цени и (ако не е платено) задължението към доставчика.

Сценарий: 9:30 в книжарница „ДЕМО-ПЕРО“. Пристига доставка от „Офис Доставки ООД“ с фактура № 0000004512 от днес: 200 химикалки Pilot G2 по 0.45 € и 50 тетрадки А4 по 0.80 € (цени без ДДС). Общо 130.00 € без ДДС, 156.00 € с ДДС. Мария плаща 100 € по банка сега, остатъкът - след седмица.

От заявката до платената доставка.

Стъпка 1: ново приемане

Отворете Приемане и натиснете Ново приемане. Тук са и всички минали приемания.

Стъпка 2: доставчик и продукти

В полето Доставчик напишете част от името или ЕИК и изберете от списъка. Ако го няма: + Нов доставчик.
Попълнете номера и датата на документа на доставчика (по тях после се търси).
В Добави продукт сканирайте баркода или напишете код/име и изберете продукта. Бързо поле: Insert.
За всеки ред напишете количеството и доставната цена. Отстъпката (ТО %) е по желание.
При партиден продукт попълнете името на партидата и годността.

Редовете на приемането: количество и доставна цена

Бързо добавяне: Минимални добавя всичко под минималното количество, Добави категория - цяла категория, Продукти на доставчика - всичко, което сте купували от него. Количеството е колкото липсва до желаното. Може да въведете и комплект с KIT и номера му.

Последно добавеният продукт е най-отгоре - при дълъг списък не се превърта. Важи и за продажбата, трансфера и инвентаризацията; изключва се от отметката „... най-отгоре“ в Настройки.

Стъпка 3: плащане и приключване

Изберете начина на плащане. В брой излиза от касата ви. Разсрочено значи, че още не сте платили: сумата отива в „Задължения към доставчици“. Ако сте платили част, напишете сумата: остатъкът става задължение.
Натиснете Довърши приемането. Наличностите и доставните цени се обновяват.

Какво се промени след „Довърши“:

Обект „Магазин“: химикалките +200, тетрадките +50 (виж „История“ на продукта - редът „Приемане“ с номера).
Доставна цена на химикалката: 0.45 € - от нея се смята печалбата при следващите продажби.
Задължения към доставчици: „Офис Доставки“ - 56.00 € (156 - 100). Когато Мария плати остатъка, го записва там.
Справки: доставката излиза в „Доставки“, „Справка по ДДС“ (покупки) и „Доставки и продажби по продукти“.

Грешка в приключено приемане? Операторът с право „Редактиране на приключени приемания“ натиска Редактирай: наличностите и касата се сторнират, поправяте и приключвате отново. Редакцията не е възможна, ако от партида от приемането вече е изписвано, ако по задължението вече е платено или ако към приемането има корекция. Тогава се прави корекция (виж по-долу).

Корекция на приемане (връщане към доставчик)

Когато върнете стока на доставчика (дефектна, излишна, грешно доставена) или той ви издаде кредитно известие за върнатото, отворете приключеното приемане и натиснете Корекция / връщане (право „Корекция на приемане“). Първоначалното приемане не се променя: корекцията е отделен документ с минус, свързан с него.

За всеки продукт напишете колко връщате. Връща се най-много това, което е прието и още е налично в обекта (при партиди - в партидата от това приемане). Върни всичко налично попълва максимума.
Изберете какво става със сумата: Приспадане от задължението (ако още дължите по приемането - намалява остатъка, без да се движат пари), Върната по банка или Върната в брой (влиза в касата).
Попълнете номера и датата на кредитното известие от доставчика и по желание причината. Натиснете Запиши корекцията.

Пример: от 200-те химикалки 20 са без мастило. Мария ги връща на „Офис Доставки“, а доставчикът издава кредитно известие за 20 × 0.45 € + ДДС = 10.80 €. В приемането тя натиска Корекция / връщане, пише 20 при химикалките, избира „Приспадане от задължението“ и номера на известието. Химикалките в обекта стават 180, задължението към „Офис Доставки“ пада от 56.00 € на 45.20 €.

Корекцията влиза с минус в „Справка по ДДС“ (покупки), в доставките, в експорта за счетоводството и в SAF-T (вид 50 „Връщане на закупени продукти“). Доставната цена на продукта не се променя. Корекцията не се редактира: при грешка се прави нова корекция. За доставчик от ЕС (протокол по чл. 117) корекция още не се поддържа.

Доставка от ЕС (вътреобщностно придобиване)

Сценарий: купуваме 20 кафемашини от германската „Kaffee GmbH“ (ДДС № DE123456789). Фактурата им е без ДДС, а ние трябва да начислим 20% ДДС сами с протокол по чл. 117 ЗДДС.

Веднъж: в Доставчици отворете доставчика, напишете ДДС номера с кода на държавата (DE123456789) и отметнете „Доставчик от ЕС (вътреобщностно придобиване)“ → Запази.
Приемането се прави както обикновено. Щом изберете такъв доставчик, горе излиза жълто съобщение, а редовете са с 0% ДДС: цената е тази от фактурата, задължението към доставчика е сумата без ДДС.
При Довърши приемането програмата прави протокол по чл. 117 ЗДДС с пореден номер (10 цифри). Горе в приемането се появява бутонът Протокол чл. 117 № ... - отваря протокола за печат: нашата фирма и доставчикът с ДДС номерата, номерът и датата на фактурата му, стоките, данъчната основа и самоначисленото ДДС по ставките на продуктите.

Номер и дата на фактурата на доставчика се попълват в приемането - те излизат в протокола. Ако приемането се редактира, протоколът се преизчислява със същия номер.

Заявка към доставчик по имейл

В Приемане → Заявки програмата прави заявки от стоката под минимума, по категория или по продажбите. Отворете заявката, проверете количествата и натиснете Запиши. После „Изпрати по имейл на доставчика“: адресът е от доставчика (може да се смени), текстът е по желание. Заявката отива като PDF, а черновата става „Изпратена“. Когато стоката дойде, Приеми доставката прави приемане с поръчаното, а в заявката се вижда колко е получено.

Заявки към доставчици: генериране по минимума и изпращане по имейл

Сценарий - петъчна поръчка: всеки петък Мария натиска Генерирай: програмата събира продуктите под минималното количество, по доставчици, с количества до желаното. Мария коригира 2 реда, изпраща заявката на доставчика по имейл и в понеделник приема стоката по заявката - редовете са вече попълнени, остава да сканира и потвърди.

Размери и серийни номера в едно приемане

Размери (обувки, дрехи): продуктът е с отметка „с партиди“; всеки размер е отделна партида. Пример: „Обувки модел 1“ - на реда партида 42, количество 10 → бутон + партида → нов ред от същия модел → партида 43, количество 5. Влизат две партиди, а наличността на модела е 15. При продажба размерът се избира от партидите. За дрехи и обувки с цветове и размери е по-удобно с Варианти: цвят × размер (тема „Продукти“) - всеки размер има свой баркод.
Серийни номера: при количество над 1 полето „Сериен №“ е за много номера - сканирайте един след друг (всеки на нов ред) или ги разделете със запетая. При приключване броят им трябва да е равен на количеството (или полето да е празно).

Заявки: бързо добавяне и „По сезона“

В заявката сканирайте баркод или започнете да пишете името - избраният от списъка продукт влиза веднага (с количество 1), без „Запиши“. Курсорът се връща в търсенето за следващия.
Заявки → „Генерирай заявки“ → По сезона: програмата взима продажбите в следващите „Покритие дни“, но миналата година, и ги умножава по ръста на продукта - последните „Продажби за дни“ спрямо същите дни миналата година (най-малко ×0.5, най-много ×2). Продукт без история от миналата година се смята като „Автоматични доставки“. Изважда се наличното и вече поръчаното.

Пример: миналия октомври от 25 до 8 ноември са продадени 40 зимни гуми. Последните 30 дни се продават с 25% повече от същите 30 дни миналата година. Прогнозата е 40 × 1.25 = 50 бр.; на обект има 12 - заявката е за 38 бр.