Справки и контрол
Справки: печалба, наличности, доставчици и служители - отговори на въпросите на собственика
Справки: всички справки имат филтър по период и обект, печат и износ в Excel. Каквото е избрано (обект, оператор, категория), се изписва над таблицата и в печата.
Справките са в пет групи:
| Продажби | Продажби за период (по дни, оператори, клиенти, обекти, начин на плащане) · Продажби по продукти (печалба и марж) · Доставки и продажби по продукти · Сравняване на периоди · Моите справки · Каса · Продажби на клиент |
| Графики | ТОП 10 - кръгова графика по продукти, категории, клиенти или начин на плащане · Печалба по месеци - стълбове оборот и печалба с линия за марж · Доставки срещу продажби - доставеното и продаденото по себестойност по месеци · Табло |
| Наличности и инвентаризация | Наличности · Наличности към минала дата · Партиди по срок на годност · Застояла стока · Липси и брак · Брак и отклонения в производството · Размерна крива · Остатък от колекцията · Връщания по размер · Обезценка на стока (дрехи и обувки) · Изтегляне на партида (храни) · Извършени инвентаризации · Отдадени под наем · Продукти и снимки · Изтрити продукти |
| Доставки и задължения | Доставки · Неплатени от клиенти · Задължения към доставчици · Търсене в документи |
| Счетоводство и НАП | Справка по ДДС · За счетоводството (вкл. обезценки на стока) · Протоколи по чл. 117 · Интрастат · Фактури в XML файл · Износ към счетоводство и НАП |
Примери с книжарница „ДЕМО-ПЕРО“
„Връщат ли се парите от доставките?“ Мария отваря Доставки и продажби по продукти за септември.
За химикалките: доставени 200 по 0.45 €, продадени 120 по 0.90 € (без ДДС) → надценка 100%, „текуща печалба“ 108 - 90 = 18 €.
Червено (минус) е нормално за стока, която е доставена наскоро и още не е продадена. Истинската печалба по себестойност е в
Продажби по продукти.
„По-добър ли е октомври от септември?“ Сравняване на периоди: период 1-31.10, групиране
„с предишния период“ → по категории оборотът сега и преди, разлика и ръст в %. Червените редове са категориите, които са паднали.
С „миналата година“ се сравнява с октомври миналата година (сезонност - например учебните пособия през септември).
„Расте ли печалбата, или само оборотът?“ Печалба по месеци: за последните 12 месеца (или избран период) - оборот без ДДС и печалба един до друг, а оранжевата линия е маржът. Падащ марж при растящ оборот значи, че продавате повече, но по-евтино. Доставки срещу продажби: оранжевият стълб е доставеното, синият - продаденото по доставна цена; когато оранжевият е по-висок месеци наред, парите се трупат в склада. И двете искат право да виждате доставните цени.
„Кое продаваме най-много?“ ТОП 10 → групиране „продукти“: кръгова графика с първите 10 и „Други“,
отдолу всички продукти. С „клиенти“ - кои фирми носят най-много оборот; с „начин на плащане“ - колко е в брой и колко с карта.
„Колко стока имахме на 31 декември?“ (за годишното приключване) Наличности към минала дата →
Към дата 31.12 → количествата и стойността по средна доставна цена към този ден, сметнати от движенията - и след като вече е
продавано през януари.
„Какво изтича?“ Партиди по срок на годност с отметка „Само изтекли и изтичащи до 30 дни“ - лепилата и
маркерите с годност. Партидите са подредени по срок; продайте ги с предимство или ги бракувайте (те после излизат в Липси и брак).
Счетоводителят иска фактурите. Фактури в XML файл → период месец → XML. Файлът е във
формат TransferData: за всяка фактура 411 Дебит (общо), 702 Кредит (без ДДС), 453/2 Кредит (ДДС) и данните на клиента. Кредитните
известия са с вид документ 3 и суми с минус. Основата и ДДС са истинските от фактурата (и при 9% или без ДДС).
Бутоните Excel и Принтирай са иконките вдясно от „Покажи“ (името излиза при посочване с мишката).
Моите справки: своя справка с избрани колони
Справки → Моите справки. Всеки оператор си прави справка с колоните, които му трябват, записва я под име и следващия път я пуска с едно натискане - само избира периода.
Сценарий: Иван Иванов всеки месец гледа по продукти: доставна цена, колко бройки са продадени, сумата по доставна
цена и сумата на продажбите.
- Избери период, по желание обект, продавач (кой е продал) и категория, и групиране: по продукти, по категории или по доставчици.
- В Колони отметни каквото трябва:
- за продукта: продукт, код, мярка, категория, доставчик;
- цени: доставна цена (средна за продаденото), продажна цена (средна, с ДДС);
- продажби: продадени бройки, сума продажби с и без ДДС, сума по доставна цена, печалба, марж %;
- доставки и обект: доставени бройки и сума на доставките за периода, наличност сега.
- Покажи - справката излиза отдолу, с ред „Общо“. Иконките до „Покажи“: Excel и печат.
- Напиши име (напр. „Иван - продукти месечно“) и натисни Запиши. С отметката „обща за всички“ я виждат и другите оператори с право за справки (само авторът може да я променя или изтрие).
- Следващия път: справката е горе в Записани справки - натисни я, смени периода и Покажи. Промени по нея → Запиши (същата) или Запиши като нова. Изтриване - червеното кошче до нея.
Продажбите са минус връщанията. Доставната цена е тази към момента на продажбата, затова печалбата не се променя при
нова доставка с друга цена. Филтърът „Продавач“ важи за продажбите; доставките са всички приключени приемания в периода.
При групиране по категории или доставчици колоните за отделен продукт (код, мярка, средни цени) не се показват.
Ефективност по служител
Справки → Ефективност по служител: за избрания период, за всеки служител - брой продажби и редове, оборот (без връщанията) и средна продажба, връщания, приемания, колко поръчки е опаковал с „Проверка при опаковане“ и средното време от продажбата до опаковането, изработените часове (от идването и тръгването с карта) и продажби на час. Подредена е по оборот; сваля се в Excel.
„Часове“ и „Продажби/час“ се попълват само ако служителите отбелязват идване и тръгване с карта
(Работен график).
Оценка на доставчиците
За периода, по доставчик: брой и стойност на доставките, средно закъснение (от изпращането на заявката до приемането по нея), изпълнени заявки (получено спрямо поръчано), поскъпване (първа спрямо последна доставна цена на продуктите, доставени поне два пъти) и рекламации на техните продукти - брой и % от продадените. В червено: под 90 % изпълнение или поскъпване над 5 %. Добър аргумент за преговори.
Размерна крива и остатък от колекцията (дрехи, обувки)
За моделите с варианти цвят × размер (тема „Продукти“):
- Размерна крива - по размер (или по модел и размер): продадено за периода и дял от продажбите, наличност и дял от наличността. Размер, който държи с 10 пункта повече от наличността, отколкото от продажбите, е натрупан; обратното - свършва първи (в червено). Филтри: обект, категория, колекция.
- Остатък от колекцията - по модел: доставено, продадено, % продадено, остатък и колко струва той - по доставна цена (за счетоводителя и обезценката) и по продажна. Под 30 % продадено при наличност - в червено. Клик върху модела отваря вариантите. Колекцията (напр. „Есен 2026“) се пише на страницата с вариантите и важи за модела и всички негови варианти.
- Връщания по размер - по модел и размер: продадено, върнато и % върнато срещу средното за модела. Размер, който се връща поне двойно по-често (и поне 2 пъти), е в червено - обикновено моделът е по-малък или по-голям от номера. Напишете го на етикета и в сайта („препоръчваме номер по-голям“) и поръчвайте по-малко от този размер.
- Обезценка на остатъка - бутон в „Остатък от колекцията“ (право да виждате доставните цени): пишете процент (напр. 30) → преглед на вариантите с наличност, стара и нова доставна цена и разлика → Обезцени и направи протокол. Доставната цена (стойността на склада) на вариантите се намалява, а протоколът за печат (с основание, „Съставил“ и „Утвърдил“) е за счетоводителя. Цената на дребно не се пипа. Всички протоколи - Справки → Обезценка на стока. За внос в счетоводната програма: „За счетоводството“ → групиране Обезценки на стока (ред по ред за периода, с Excel); връзка има и в „Износ към счетоводство“.
Сценарий - края на сезона: през септември собственикът отваря Остатък от колекцията с филтър „лято 2026“:
маратонките Runner са продадени 82 %, а сандалите Breeze - 24 %, с остатък за 1 340 € по доставна цена. Пуска сандалите в
Разпродажба (Застояла стока), а на счетоводителя дава Excel със стойността на остатъка. После отваря Размерна крива:
40 и 41 взимат 47 % от продажбите, а 37 и 38 стоят - следващата поръчка е по кривата.
Застояла стока → разпродажба
В справката „Застояла стока“ бутонът Разпродажба отваря списъка: отметнете продуктите, отстъпката и дните → всеки получава промоция „Разпродажба“. С отметката „Подготви имейл“ програмата прави и чернова на имейл кампания до клиентите, купували през последната година от същите категории, с цените преди и след. Прегледайте я и я изпратете от Имейл кампании.
Сценарий: в края на сезона собственикът вижда, че 40 раници не са продавани от 120 дни и стоят за 600 € по
доставна цена. С един бутон им слага промоция -30 % до края на месеца; промоцията се прилага сама в продажбата, а етикетите за
сменените цени излизат в Продукти.
Изгубени клиенти
Клиентите, които са купували поне 2 пъти през годината преди периода, но в периода не са идвали (по подразбиране - последните 60 дни). Най-отгоре са най-ценните. Бутонът Имейл кампания до тях прави чернова „Липсвате ни!“ до тези с имейл.