Склад и производство

Производство, рецепти и комплекти: себестойност на всяко изделие и проследени материали

Производството е за фирми, които правят стоката си от материали: мебели, хляб и сладкиши, кетъринг, бетонови изделия, козметика, дограма, букети за събития. Програмата следи три неща вместо вас: колко материали са излезли от обекта, колко струва един готов продукт и докъде е стигнала всяка поръчка.

Кое да избера: производство, рецепта, комплект или разпад

В Комплекти има четири вида. Те си приличат, но се ползват за различни неща:

Пример 1: дърводелска работилница - маса от дъб

Стъпка 1: подгответе продуктите (веднъж)

В Продукти трябва да има:

• Материалите, които купувате и приемате с доставки: „Плот дъб 120×80“ (бр.), „Крак дъбов 72 см“ (бр.), „Винт 4×50“ (бр.), „Лак за дърво“ (л). Доставната им цена идва от доставките.
• Готовото изделие, което продавате: „Маса дъбова 120×80“ (бр.) с продажна цена. Доставната цена не я пишете: програмата ще я сметне при производството.
• Трудът като услуга (по желание): „Труд дърводелец“ (ч.), с отметка „Услуга“ и доставна цена = колко ви струва час работа, напр. 12.00 €. Услугата не се води на обект, но влиза в себестойността.

Стъпка 2: производствената рецепта (веднъж)

1. Производство → Рецепти (или Комплекти и вид Производство).
2. Напишете име „Маса дъбова 120×80“ и натиснете + Нов.
3. В Готов продукт изберете „Маса дъбова 120×80“. В Получава се напишете 1, защото едно изпълнение дава една маса.
4. Добавете съставките за една маса: в Добави съставка потърсете продукта, напишете количеството и натиснете Добави.
5. Запиши.

Рецептата за една маса изглежда така (цените са примерни доставни цени):

Стъпка 3: стартирайте поръчката

1. Производство. Горе е формата за нова поръчка.
2. Рецепта: „Маса дъбова 120×80“. Пъти по рецептата: 5.
3. За клиент: „Хотел Родопи“ (по желание; ако правите за обекта, оставете празно). Срок: последният ден от месеца. Бележка: напр. „цвят орех, без чекмедже“.
4. Стартирай и потвърдете.

В този момент от обекта излизат материалите за 5 маси: 5 плота, 20 крака, 80 винта и 1.25 л лак. Трудът (15 ч.) не се изписва, защото не е стока, но влиза в цената. Поръчката получава номер и статус „В производство“.

Стъпка 4: следете етапите

Отворете поръчката от списъка. Етапите по подразбиране са:

Има два начина да отбележите етап:

• Бързо: натиснете малкия бутон с етапа, напр. В производство 50%. Записва се с един клик.
• С коментар: изберете Етап, при нужда сменете Готовност % (напр. 70%), напишете коментар и натиснете Запиши етапа.

Всеки запис остава в историята на поръчката: кой, кога, какво. При 100% поръчката става „Готово“. В списъка Производство се вижда лента с процента на всяка поръчка, срокът и клиентът. Бутоните над списъка филтрират по статус: в производство, готови, доставени, отказани.

Стъпка 5: доставете готовото в обекта

1. Когато масите са готови, в поръчката напишете коментар (по желание, напр. „5 бр. в обект Център“) и натиснете Достави в обекта.
2. В обекта влизат 5 бр. „Маса дъбова 120×80“ с доставна цена 164.78 € на брой: стойността на материалите и труда, разделена на броя. Статусът става „Доставено в обекта“.
3. Оттук масите се продават като всеки продукт: Продажби → клиент „Хотел Родопи“ → 5 бр. → плащане → фактура. Печалбата в справките се смята от тази себестойност.

Ако поръчката се откаже

В поръчката напишете причина (напр. „клиентът отказа“) и натиснете Откажи. Изписаните материали се връщат в обекта в същите партиди, а статусът става „Отказано“. Историята остава. Доставена поръчка не може да се откаже: готовото изделие вече е стока в обекта.

Преди старта: стига ли материалът?

1. Производство → рецепта „Хляб домашен 500 г“, Пъти по рецептата: 6.
2. Натиснете Провери наличността. Нищо не се изписва. Излиза таблица: брашно - трябва 60 кг, има 45 кг, липсва 15 кг; маята и солта стигат.
3. Натиснете Поръчай липсващото. Програмата прави чернова заявка към доставчика на брашното (този от картата на продукта) за 15 кг. Ако липсват неща от различни доставчици, се правят отделни заявки, по една за доставчик.
4. Заявката е само чернова. Отваря се в Заявки: проверете количеството (напр. закръглете до 2 чувала по 10 кг) и я изпратете. Като пристигне брашното, приемете го и стартирайте поръчката.

По време на работа: смяна на съставка или количество

Рецептата е план. В цеха често се ползва малко повече или различна суровина. Например лакът свършва и се слага друг, или тестото иска още брашно. Това се записва в самата поръчка. Рецептата не се променя и следващите поръчки са по нея.

1. Отворете поръчката. Отдолу е формата Корекция на съставките.
2. Продукт „Брашно тип 500“, Количество +2, Причина „паднала тава“, Вид Извънреден брак → Запиши. От обекта излизат още 2 кг.
3. Продукт „Мая прясна“, Количество -0.6, Причина „заместена със суха“ → Запиши. Маята се връща в обекта, в същата партида, от която е излязла.
4. Продукт „Мая суха“ (не е в рецептата, може всеки продукт), Количество +0.2, Причина „заместител“, Вид Не е брак → Запиши.

+ изписва още, - връща неизползваното. Не може да се върне повече, отколкото е изписано по поръчката. Стойността на съставките и цената на единица се преизчисляват веднага. Всяка корекция влиза в историята на поръчката с оператора, часа и причината.

Таблицата „Разход: по рецептата и реален“ показва за всяка съставка колко е по рецептата, колко е изписано наистина и разликата (червено = похарчено повече). Така се вижда къде отива суровината.

Програмата сама казва кога рецептата е грешна

Да кажем, че последните 3 до 5 доставени поръчки по една рецепта изписват всеки път повече от дадена съставка, средно с поне 5%. Тогава горе в Производство и в самата рецепта излиза предупреждение, например: „Брашно тип 500: средно +8% - в рецептата 10 кг, реално около 10.8 кг“. Случаен брак в една поръчка не го задейства, само постоянна разлика.

Накрая: колко реално е произведено

1. В поръчката, до Достави в обекта, в полето реално напишете 56. Празно поле означава колкото е планирано.
2. В причина при разлика напишете „4 бр. изгорели“. Когато реалното се различава от плана, причината е задължителна. Тя важи и за по-голям добив, например „тестото втаса повече - 62 бр.“.
3. Изберете вида: технологичен брак, ако е нормалната загуба при печене, или извънреден брак, ако е авария или грешка (забравена фурна).
4. Достави в обекта. В обекта влизат 56 хляба. Доставната цена е стойността на всички съставки / 56, не / 60. Изгорелите не са загуба „от нищото“: те оскъпяват останалите.

В списъка Производство под количеството пише „реално 56 (-6.67%)“, а с курсора върху него се вижда причината. Така се сравнява добивът по поръчки, рецепти и смени. Ако нищо не е станало (0 бр.), откажете поръчката, за да се върнат съставките, или изпишете брака с Липси / Брак.

Брак в производството: къде изтичат парите и ДДС

Всяко „+“ в корекцията на съставките и всеки недостиг при доставяне се записват с вид:

Справки → Брак и отклонения в производството, за период, обект и оператор:

• По записи: всяка корекция и всеки недостиг с поръчката, съставката, количеството, стойността по себестойност, вида и причината. Щракването отваря поръчката.
• По рецепти: кое изделие губи най-много. По оператори: в чия смяна. По причини: кое се случва най-често („изгоряло“, „паднала тава“, „лепне“).
• Колоната ДДС за корекция е само за извънредния брак. Това е ДДС-то на вложените суровини по ставката на всяка от тях. При недостиг на готов продукт тя е пропорционална: 4 изгорели от 60 = 4/60 от ДДС-то на всичко изписано.

За счетоводителя: справката се дава в Excel, а от Износ към счетоводство и НАП има препратка към нея за същия период. Счетоводителят решава как да осчетоводи извънредния брак и дали да начисли ДДС. Обикновено се прави протокол за брак и ДДС-то се посочва в дневника за продажби. Програмата дава готовите стойности, но не начислява ДДС сама.

Пример 2: пекарна - домашен хляб

Рецептата: готов продукт „Хляб домашен 500 г“, Получава се: 20. Съставки за едно замесване:

Поръчката: „Пъти по рецептата“ = 3, защото 3 × 20 = 60 хляба. При старт излизат 30 кг брашно, 0.6 кг мая и 0.6 кг сол. При Достави в обекта влизат 60 хляба с доставна цена 0.69 € (41.16 € / 60).

Водата не се води на обект, затова не е в рецептата. Ако искате и тока и газта да влизат в себестойността, направете услуга „Енергия - фурна“ с доставна цена на едно печене и я добавете като съставка.

Често задавани въпроси

• Смених доставната цена на материал. Какво става със старите поръчки? Нищо. Всяка поръчка помни цените от момента на старта. Новите поръчки ползват новите цени, а рецептата винаги показва текущата себестойност.
• Може ли да се промени рецептата по време на изписване? Да, но само за тази поръчка: Корекция на съставките добавя, връща или заменя съставка (с причина). Самата рецепта остава същата. За постоянна промяна редактирайте рецептата.
• Сбърках количеството в стартирана поръчка. Ако са само няколко съставки, коригирайте ги с Корекция на съставките. Ако цялата поръчка е грешна, откажете я (материалите се връщат) и стартирайте нова.
• Произведох повече или по-малко от планираното. При Достави в обекта напишете реалното количество и причината. Цената на единица се смята от реалното.
• Храни: етикет и изтегляне на партида? При включени храни в поръчката има бутон Етикет (съставки и алергени от рецептата, партида, срок), а в справките - „Изтегляне на партида“ от суровината до клиентите. Виж „Храни и БАБХ“.
• Кой може да стартира и доставя? Операторите с право „Производство“ (Оператори → допълнителни права).
• Къде се вижда какво е изписано за производство? В самата поръчка (таблица „Изписани съставки“ с партида и цена) и в историята на материала: Продукти → иконата с часовника до продукта. Там редовете са „Производство: изписани съставки“, „Производство: готов продукт“ и „Производство: върнати съставки (отказ)“, с номера на поръчката.