Модули по вид обект

Инвентар и екипи: кой какво държи, протоколи за подпис и проследяване

Инвентар пази какво има фирмата - техника, инструменти и оборудване (лаптопи, телефони, принтери, винтоверти, машини, стълби) - и при кого е: служител, обект или екип. Всяко даване и връщане минава през протокол за подпис със състоянието на инвентара. Модулът е в план Про; правото е „Инвентар“. (Не се бърка с Инвентаризация на стоката - преброяването на склада.)

1. Нов инвентар

Инвентар → Нов инвентар: какво е, вид, инвентарен и сериен номер, стойност, кога е купен, гаранция, обект и описание (напр. „16 GB, зарядно, чанта“). Ако изберете и на кого (служител, обект или екип), инвентарът се зачислява от днес и веднага се отваря протоколът за предаване.

Няколко еднакви (напр. 2 телефона): напишете Количество 2 и първия инвентарен номер (T-001). Програмата прави два картона - T-001 и T-002 - и двата остават на склад. Всеки се зачислява от картона си, защото всеки има свой сериен номер (IMEI), свой протокол и своя история.

2. Зачисляване с протокол

1. Отворете картона → Зачисли на → служител, обект (напр. „Склад“, „Магазин 1“) или екип, дата, състояние (нова, добро, следи от употреба, повредена / липси) и коментар (напр. „със зарядно и чанта“).
2. Зачисли и печатай протокол - отваря се приемо-предавателният протокол с фирмата, служителя, екипа, инвентарния и серийния номер, стойността, състоянието и задължението на служителя да пази инвентара.
3. Принтирайте, подпишете двамата и пазете хартията - протоколът се отпечатва отново от историята с .

3. Връщане

В картона на инвентар, който е при служител: Върната на → дата, състояние и коментар (напр. „драскотина на капака, без чантата“) → Върни и печатай протокол. Излиза протокол за връщане за подпис. Инвентарът е отново на склад.

Предаване направо на друг: Зачисли на друг служител, обект или екип - инвентарът се връща от досегашния със същата дата и състояние, а новият получава свой протокол. При обект протоколът е с празен ред за отговорника, при екип - с ръководителя на екипа.

„По вид“ - колко има и къде са

В списъка натиснете По вид: за всеки вид инвентар колко са общо, колко са свободни и при кого са останалите („Иван Петров ×1, обект „Склад“ ×1“). Свободни 0 значи, че всички са раздадени - с натискане на името се вижда всеки картон и историята му. Филтри: по служител, по обект, по екип (инвентарът на екипа и на хората в него), свободни, в ремонт, бракувани.

4. При служителя - за подпис и при напускане

От Оператори: иконката до служителя (с броя) отваря прозорец с инвентара при него в момента - оттам и Печат за подпис. Или в Инвентар изберете служителя (или натиснете името му) → Зачислен инвентар (за подпис): всичко, което е при него, с дати и обща стойност. Удобно при напускане - какво трябва да върне.

5. Статус и брак

В Картон: В употреба, В ремонт или Бракуван. Бракуваният не се зачислява и се крие от списъка (покажете го с „Бракувани“). Инвентар с история не се изтрива - историята остава. Всяко действие е в Дневника.

Счетоводно: в картона изберете ДМА (дълготраен актив - над прага на същественост от счетоводната политика на фирмата, с амортизация) или разход, и № на актива от инвентарната книга - за сверка със счетоводството. Филтър „Само ДМА“ в списъка.

При напускане: служител, при когото има инвентар, не може да се деактивира или изтрие - програмата казва колко бр. са при него. Върнете го (или го предайте на друг), после деактивирайте служителя.

Проследяване: откъде е минала и къде е сега

В картона на всяка вещ карето „Проследяване“ показва целия ѝ път, най-новото отгоре: кога и кой я е въвел в програмата (и в кой обект), всяко зачисляване и връщане (на кого, кой я е дал или приел, състояние и бележка), смяна на обекта („Склад София → Склад Русе“), смяна на статуса (ремонт, брак), промени в картона (инв. №, сериен №, име, стойност) и инвентаризациите. Най-горе е „Сега“: при кого е, от кога, в кой обект и в какъв статус. Всеки ред е с часа и с човека, който го е направил - записите не се трият.

Инвентаризация на инвентара

Инвентар → Инвентаризация → изберете служител, обект или екип: излиза всичко, зачислено там. Махнете отметката „Намерено“ на липсващото, по желание бележка (напр. „счупен екран“) → Запиши и печатай протокол. Протоколът е с намереното, липсващото и стойността му, за подпис. Липсата не сменя нищо само - решавате в картона (връщане, брак, удръжка по Кодекса на труда). Всяка проверка се вижда в картона на инвентара и в „Последни проверки“.

6. Екипи

Плочката Екипи в менюто (или бутона в Оператори и в Инвентар): име на екипа и ръководител, после за всеки служител - в кой екип е. Всеки служител е в най-много един екип. В Инвентар има филтър „по екип“ - целият инвентар на хората от екипа и общата му стойност. Задача може да се възложи на целия екип (виж „Задачи“).